Gute Büroorganisation erhöht Erfolg eines FreiberuflersKategorie: Business & Wirtschaft
Artikel veröffentlicht von: Thomas Busch
Auch wenn die Tätigkeit der Büroablage durch den Freiberufler immer wieder hinausgeschoben wird und es wohl kaum jemanden gibt, der sie wirklich gern macht, so ist sie doch für den geregelten Ablauf in einem Büro ungemein wichtig: die Ablage. Nur, wenn sie ordentlich geführt wird, ist es auch möglich, auf Anhieb Unterlagen zu finden, Termine ordnungsgemäß einzuhalten oder Nachfragen auf den Grund zu gehen.
Es ist beim Anlegen der Ablage ratsam, die jeweiligen Unterlagen nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren. Steuerunterlagen zum Beispiel sind wichtiger, als Bestellungen oder als Angebote von Firmen. Zudem muss entschieden werden, was überhaupt abgelegt werden soll, denn beispielsweise Werbung muss nicht aufgehoben werden.
Ferner ist es wichtig, die Aufbewahrungsfristen, die der Gesetzgeber vorgibt, einzuhalten. Kontoauszüge und Steuerunterlagen müssen länger aufbewahrt werden, als zum Beispiel Rechnungen. Die Unterlagen sollten nach Ablauf der Frist aussortiert werden, um die Ablage überschaubar zu halten.
Wer sich für ein Ablagesystem entscheidet, sollte sich gleich zu Beginn Gedanken über den Aufbewahrungsort der Unterlagen machen. Ist also das eigene Büro zu klein, muss in einem anderen Raum Platz geschaffen werden. Unterlagen, die täglich benötigt werden, sollten aber griffbereit im Büro gelagert werden, wofür ausreichend Stauraum vorhanden sein sollte. Müssen vertrauliche Unterlagen aufbewahrt werden, so gehören diese in einen verschlossenen Aktenschrank, eventuell sogar in einen Banksafe. Wer als Freiberufler Speichermedien nutzt, was in den meisten Fällen so sein dürfte, sollte auch diese an einen geeigneten Ort, der möglichst auch verschließbar ist, aufbewahren. Zusätzlich kann eine digitale Verwaltung dieser Ablageart erfolgen.
Die Büroorganisation eines Freiberuflers sollte auch in hektischen Zeiten immer ausreichend Beachtung geschenkt werden. Dazu bietet es sich an, Zeit dafür in den täglichen Ablauf einzuplanen. Notfalls kann auch auf Angebote Dritter zurückgegriffen werden. Heutzutage gibt es Firmen und Einzelunternehmen, die die Ablage für ihre Kunden übernehmen.
Veröffentlicht von: Thomas Busch
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